Český zákoník práce se loňskou novelou naučil „sdílet pracovní místo“ mezi vícero zaměstnanci, „home-office“ však ještě moc neumí, a jak je na tom s elektronickou komunikací si řekneme nyní (taky ne moc dobře…). Covidová doba však žádá víc.
Rozlišujeme dvě skupiny pracovněprávních dokumentů, protože zákonné požadavky se u každé skupiny liší. Přísnější platí přirozeně pro dokumenty týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru (např. uzavření pracovní smlouvy, podání výpovědi, změna druhu práce, uzavření dohody o hmotné odpovědnosti), jakož i pro dokumenty týkající se odměňování (např. mzdový výměr, parametry KPI), benevolentní jsou pro ostatní pracovněprávní dokumenty.
Obě úpravy vyžadují v každém případě předchozí písemný souhlas zaměstnance s elektronickou komunikací ze strany zaměstnavatele; na takový souhlas je vhodné pamatovat již při uzavření pracovní smlouvy.
Přísnější úprava dále vyžaduje, aby zaměstnanec měl zřízenou datovou schránku fyzické osoby (nic to nestojí a je to praktická věc), pak mu zaměstnavatel doručuje důležité dokumenty do datové schránky, nebo aby zaměstnanec disponoval uznávaným elektronickým podpisem (to už něco stojí) a s jeho použitím potvrdil do 3 dnů doručení písemnosti zaslané zaměstnanci e-mailem (to bude značně nepraktické třeba u výpovědi, kterou zaměstnavatel zasílá „na poslední chvíli“ a nemůže si tudíž být jist kdy a zda vůbec mu její doručení zaměstnanec potvrdí tak, aby bylo doručení platné a včasné).
Benevolentní úprava vystačí s prostým e-mailem podepsaným osobou jednající za zaměstnavatele v rámci příslušné působnosti.
Na tomto místě se hodí připomenout, že datová schránka je zaměstnavateli – právnické osobě zřízena vždy a uznávaný elektronický podpis již obvykle má i některý z členů statutárního orgánu nebo alespoň „první mezi rovnými“ v rámci managementu.
Z uvedeného je zřejmé, že komunikace prostřednictvím systému datových schránek je v podstatě jedinou schůdnou variantou elektronizace pracovněprávních procesů, pokud jde o první skupinu výše uvedených dokumentů. Lze jen kvitovat, že komerční řešení elektronického podepisování dokumentů, resp. autentizace jednající osoby, na bázi DocuSign nebo AdobeSign, otevřeně přiznávají, že je nelze použít mj. v pracovněprávních vztazích z důvodu požadavků platné legislativy ČR, tudíž jejich použití je vyhrazeno toliko komerční sféře.
Blýská se však na lepší časy, pokud ústavní činitelé dají novele zákoníku práce zelenou. Ve vzájemné komunikaci zaměstnavatele a zaměstnance odpadne naráz několik překážek, jednak nutnost použití uznávaného elektronického podpisu (postačí prostý elektronický podpis), jednak podmínka potvrzení přijetí e-mailu pro jeho právní účinek (uplatní se fikce doručení obdobná systému datových schránek), a v neposlední řadě odpadne i předpoklad existence písemného souhlasu zaměstnance s doručováním konkrétních typů dokumentů elektronickou cestou.
Nutno kvitovat liberální přístup navrhovatele novely, že vytváří moderní rámec vzájemné komunikace zaměstnavatele a zaměstnance, jehož konkrétní „pravidla hry“ ponechává na dohodě obsažené v pracovní smlouvě. Nezbývá než doufat, že „to dopadne“.